Инструкция порядок сдачи документов в архив скачать

Подготовка документов к архивному хранению.

В любой организации есть документация (управленческая, кадровая, бухгалтерская), которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению. Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изменениями, внесенными 16.02.2016). О том, как долго должна храниться кадровая документация, говорят Трудовой кодекс (все, что касается расследования несчастного случая на производстве, — 45 лет) и закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (по личному составу любое дело, созданное до 2003 года, должно храниться 75 лет, любое более позднее дело — 50 лет). Порядок работы с бухгалтерскими и налоговыми документами определяет Налоговый кодекс, закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ряд подзаконных актов. В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения. Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены. Подготовка дел к архивному хранению. Требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в единое дело.

Объем папки, содержащей архивное дело, не должен превышать 250 страниц. При оформлении одной папки дело необходимо: прошить (на 4 прокола) или переплести все страницы; пронумеровать страницы в правом верхнем углу; составить внутреннюю опись документов — оглавление; подготовить лист-заверитель (отметить количество страниц, соответствие нумерации и др.; заверяется подписью составителя); Образец заполнения и форма листка-заверителя. оформить на каждое дело обложку из твердого картона (с названием организации, заглавием, последними датами, регистрационный номер папки «Дело»);